DPAE, contrat, registre, visite médicale : dans quel ordre embaucher sans faux pas ?

À l’embauche, on connaît en général la liste des formalités. Ce qu’on sait moins, c’est que l’ordre compte autant que la liste : une pièce au mauvais moment, et vous êtes en faute dès le premier jour. Voici la chronologie de l’embauche, du plus tôt au plus tard.

Le saviez-vous ?

Vous pouvez avoir un contrat parfait, un salarié ravi… et être en faute dès son premier jour. Comment ? Parce qu’à l’embauche, l’ordre compte autant que les formalités. Une seule inversée — la déclaration d’embauche envoyée après la prise de poste — et vous êtes en infraction dès la première heure. Même de bonne foi, l’oubli est sanctionné par une pénalité ; s’il est volontaire, c’est du travail dissimulé.

Bonne nouvelle : la chronologie est simple, une fois qu’on la connaît. Elle tient en trois temps.

La chronologie de l’embauche : avant que le salarié ne commence

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE). C’est le point de départ, jamais un rattrapage. Vous l’adressez à l’URSSAF (à la MSA pour un salarié agricole) au plus tôt 8 jours avant l’embauche, et impérativement avant la mise au travail. En une seule démarche, elle déclenche l’affiliation du salarié et la demande de visite médicale. L’oublier, ou la faire après le début du travail, vous expose à une pénalité, même de bonne foi. Et si l’omission est volontaire, c’est du travail dissimulé — la faute la plus lourde de toute la liste.

Le contrat d’apprentissage. Si vous embauchez un apprenti, son contrat se signe avant son premier jour de travail : c’est une formalité d’avant l’arrivée, pas du jour J.

Le jour de l’arrivée

Le contrat. Pour un CDD, l’écrit est obligatoire : il doit être signé et remis au salarié dans les 2 jours ouvrables qui suivent l’embauche. Sans écrit, le CDD risque d’être requalifié en CDI ; remis en retard, il ouvre droit à une indemnité pour le salarié. Le contrat à temps partiel doit lui aussi être écrit. Pour un CDI à temps plein, le contrat écrit n’est pas exigé en tant que tel — mais sans écrit, pas de période d’essai, puisqu’elle doit être prévue noir sur blanc, et les informations essentielles doivent de toute façon être remises par écrit sous 7 jours (voir plus bas).

Le registre unique du personnel. Chaque salarié y est inscrit dès son entrée, dans l’ordre des embauches — et vos stagiaires aussi, dans une partie à part. C’est obligatoire dès le premier salarié, et l’un des premiers documents que demande l’inspection du travail.

La mutuelle. Vous affiliez le salarié à la complémentaire santé de l’entreprise dès l’embauche (financée au moins pour moitié par vous), sauf s’il demande à en être dispensé dans l’un des cas prévus — une demande à recueillir par écrit.

Dans les jours et les semaines qui suivent

Les informations écrites sur la relation de travail. Depuis le 1^er novembre 2023, vous devez remettre au salarié une série d’informations (poste, rémunération, durée du travail, congés, convention collective…) : le noyau essentiel sous 7 jours, le reste sous un mois. Un contrat écrit complet fait le travail.

La DSN. L’entrée du salarié est déclarée dans la déclaration sociale nominative du mois d’embauche. Attention : la DSN ne remplace pas la DPAE — ce sont deux formalités distinctes.

La visite d’information et de prévention (VIP). Pour un poste ordinaire, elle a lieu au plus tard 3 mois après la prise de poste ; pour un apprenti majeur, au plus tard 2 mois après l’embauche ; pour un apprenti mineur, comme pour tout salarié de moins de 18 ans, avant sa prise de poste. La déclaration d’embauche vaut demande de visite : reste à vérifier qu’elle a bien lieu. Facile à laisser filer dans une petite structure : mettez-vous une alerte.

Un cas à part : le poste à risque

Si le poste figure parmi les postes à risques particuliers fixés par le Code du travail — exposition à l’amiante, au plomb, à des agents cancérogènes, mutagènes ou toxiques pour la reproduction, à certains agents biologiques, aux rayonnements ionisants, travail en milieu hyperbare, montage et démontage d’échafaudages — ou si vous l’avez ajouté à cette liste (après avis du médecin du travail et du CSE s’il existe), une règle s’ajoute. Et elle ne se cale pas sur l’embauche, mais sur le poste : le salarié doit passer un examen médical d’aptitude avant d’être affecté, c’est-à-dire avant qu’il ne l’occupe. Ce n’est donc pas forcément « avant l’embauche » : c’est avant la prise de ce poste-là. Pour un travailleur de nuit ou un mineur, la logique est voisine sans être la même : pas d’examen d’aptitude, mais la visite d’information et de prévention a lieu avant le premier jour sur le poste.

Point à retenir pour ne pas s’emmêler : cet examen d’aptitude remplace la visite d’information et de prévention. Un salarié sur un poste à risque n’a donc pas à repasser la « visite des 3 mois » — il l’a déjà faite, avant, sous une autre forme.

Engins et électricité : ce qui a changé le 1^er octobre 2025. Conduire un équipement qui exige une autorisation de conduite, ou intervenir au voisinage de pièces électriques nues sous tension, ne suffit plus, à lui seul, à placer le salarié en suivi renforcé. En revanche, son autorisation de conduite ou son habilitation n’est valable que s’il détient une attestation médicale délivrée par le médecin du travail après un examen, valable cinq ans, dont vous gardez une copie. Concrètement : pas d’engin ni d’intervention de ce type avant l’attestation.

Les pièges d’ordre les plus fréquents

• La DPAE « qu’on régularisera » (voir aussi notre check-list RH de rentrée). Non : elle est préalable, point. C’est le piège numéro un.
• Faire démarrer un poste à risque avant l’examen d’aptitude, en pensant que la visite « dans les 3 mois » vaut pour tout le monde. Pour ces postes, elle est préalable. Même réflexe pour l’engin ou l’intervention électrique : pas avant l’attestation médicale.
• Le CDD signé « la semaine prochaine ». Le compteur des 2 jours ouvrables ne se rattrape pas.
• La VIP oubliée, la complémentaire santé non mise en place, le registre non tenu : des oublis discrets, mais chacun peut coûter cher — la visite et le registre sont même sanctionnés d’une amende.

⚖️ Le cas en pratique

La situation : un salarié doit commencer lundi. Vous êtes débordé ; vous vous dites que vous ferez la DPAE et le contrat « dans la semaine ». Est-ce risqué ?

Réponse : oui, très. La DPAE doit partir avant qu’il ne prenne son poste. Envoyée après, elle vous expose à une pénalité, même sans mauvaise intention, et au travail dissimulé si l’omission est jugée volontaire. Le bon réflexe : DPAE d’abord (dans les huit jours qui précèdent l’arrivée, et au plus tard avant la première heure de travail), examen médical avant l’affectation si le poste est à risque, puis contrat et registre le jour de l’arrivée. L’ordre, ici, vous protège autant que les documents eux-mêmes.

---

Qui a dit que le droit social était facile à comprendre ?

Information générale : ce décryptage ne remplace pas un conseil personnalisé adapté à votre situation.

📂 Rubrique — retrouvez tous nos décryptages sur ce thème dans Embauche & contrat.