À l’embauche, on connaît en général la liste des formalités. Ce qu’on sait moins, c’est que l’ordre compte autant que la liste : une pièce au mauvais moment, et vous êtes en faute dès le premier jour. Voici la chronologie de l’embauche, du plus tôt au plus tard.
Le saviez-vous ?
Vous pouvez avoir un contrat parfait, un salarié ravi… et être en faute dès son premier jour. Comment ? Parce qu’à l’embauche, l’ordre compte autant que les formalités. Une seule inversée — la déclaration d’embauche envoyée après la prise de poste — et la loi présume le travail dissimulé.
Bonne nouvelle : la chronologie est simple, une fois qu’on la connaît. Elle tient en trois temps.
La chronologie de l’embauche : avant que le salarié ne commence
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE). C’est le point de départ, jamais un rattrapage. Vous l’adressez à l’URSSAF au plus tôt 8 jours avant l’embauche, et impérativement avant la mise au travail. En une seule démarche, elle déclenche l’affiliation du salarié et la demande de visite médicale. L’oublier, ou la faire après le début du travail, fait présumer le travail dissimulé — la faute la plus lourde de toute la liste.
Le jour de l’arrivée
Le contrat. Pour un CDD (comme pour un temps partiel ou un apprentissage), l’écrit est obligatoire : il doit être signé et remis au salarié dans les 2 jours ouvrables. Sans écrit, le CDD risque d’être requalifié en CDI ; remis en retard, il ouvre droit à une indemnité pour le salarié. Pour un CDI à temps plein, l’écrit n’est pas juridiquement obligatoire — mais s’en passer serait imprudent.
Le registre unique du personnel. Chaque salarié y est inscrit dès son entrée, dans l’ordre chronologique. C’est obligatoire dès le premier salarié, et l’un des premiers documents que demande l’inspection du travail.
La mutuelle. Vous affiliez le salarié à la complémentaire santé de l’entreprise dès l’embauche (financée au moins pour moitié par vous), sauf s’il remplit un cas de dispense — qu’il faut alors recueillir par écrit.
Dans les jours et les semaines qui suivent
Les informations écrites sur la relation de travail. Depuis le 1er novembre 2023, vous devez remettre au salarié une série d’informations (poste, rémunération, durée du travail, congés, convention collective…) : le noyau essentiel sous 7 jours, le reste sous un mois. Un contrat écrit complet fait le travail.
La DSN. L’entrée du salarié est déclarée dans la déclaration sociale nominative du mois d’embauche. Attention : la DSN ne remplace pas la DPAE — ce sont deux formalités distinctes.
La visite d’information et de prévention (VIP). Pour un poste ordinaire, elle a lieu dans les 3 mois suivant la prise de poste. Facile à laisser filer dans une petite structure : mettez-vous une alerte.
Un cas à part : le poste à risque
Si le poste présente des risques particuliers (produits dangereux, hauteur, agents chimiques…), une règle s’ajoute — et elle ne se cale pas sur l’embauche, mais sur le poste : le salarié doit passer un examen médical d’aptitude avant d’être affecté, c’est-à-dire avant qu’il ne l’occupe. Ce n’est donc pas forcément « avant l’embauche » : c’est avant la prise de ce poste-là. Même logique pour un travailleur de nuit ou un mineur : la visite est préalable.
Point à retenir pour ne pas s’emmêler : cet examen d’aptitude remplace la visite d’information et de prévention. Un salarié sur un poste à risque n’a donc pas à repasser la « visite des 3 mois » — il l’a déjà faite, avant, sous une autre forme.
Les pièges d’ordre les plus fréquents
- La DPAE « qu’on régularisera » (voir aussi notre check-list RH de rentrée). Non : elle est préalable, point. C’est le piège numéro un.
- Faire démarrer un poste à risque avant l’examen d’aptitude, en pensant que la visite « dans les 3 mois » vaut pour tout le monde. Pour ces postes, elle est préalable.
- Le CDD signé « la semaine prochaine ». Le compteur des 2 jours ouvrables ne se rattrape pas.
- La VIP oubliée, la mutuelle non proposée, le registre non tenu : des oublis discrets, mais chacun a sa sanction.
⚖️ Le cas en pratique
La situation : un salarié doit commencer lundi. Vous êtes débordé ; vous vous dites que vous ferez la DPAE et le contrat « dans la semaine ». Est-ce risqué ?
Réponse : oui, très. La DPAE doit partir avant qu’il ne prenne son poste : envoyée après, elle fait présumer le travail dissimulé, avec des conséquences lourdes — même si vous n’aviez aucune mauvaise intention. Le bon réflexe : DPAE d’abord (dès que la date d’embauche est connue), examen médical avant l’affectation si le poste est à risque, puis contrat et registre le jour de l’arrivée. L’ordre, ici, vous protège autant que les documents eux-mêmes.
Qui a dit que le droit social était facile à comprendre ?
Information générale : ce décryptage ne remplace pas un conseil personnalisé adapté à votre situation.